Tijdens mijn weekendje weg kreeg ik een melding van een opdrachtgever dat ze een vreemde mail ontvangen had, die van mij afkomstig leek te zijn. Na terugkomst ontdekte ik dat iemand een Gmail-adres had aangemaakt op naam van mijn bedrijf: hertog.zininwebdesign.nl@gmail.com. Vanaf dat adres werden mails verstuurd naar mijn klanten, en misschien ook naar anderen. Onderaan in de handtekening stonden mijn logo, mijn foto en mijn bedrijfsgegevens.
De mail zelf was vriendelijk en tamelijk algemeen. De afzender zei een uitgebreide technische en inhoudelijke beoordeling van de website te hebben gedaan en somde een rijtje aandachtspunten op: beveiliging, snelheid, SEO en een paar modewoorden over vindbaarheid in AI-zoekmachines. Wie wilde reageren, werd verwezen naar een tweede adres: olivermarketing.co@gmail.com. Afgesloten met “Best regrads”.
Het lijkt een kleinigheid, een spammail meer of minder. Maar zo voelde het niet. Mijn naam is mijn bedrijf, en mijn klanten moeten erop kunnen vertrouwen dat een mail van mij ook echt van mij komt. Toen ik even later aan mijn ontbijt zat, merkte ik dat mijn handen trilden van de stress die dit mij gaf en dat terwijl ik juist zo’n ontspannen weekend achter de rug had.
Waarom juist mijn naam?
Wie zo’n mail verstuurt, wil dat je reageert. Een onbekend bedrijf dat ongevraagd een SEO-beoordeling aanbiedt, belandt bij de meeste mensen terecht in de prullenbak. Maar als de mail lijkt te komen van degene die jouw website heeft gebouwd, ligt dat anders. Dan denk je eerder: als zij zegt dat er iets aan de hand is, moet ik er misschien toch even naar kijken.
Hoe de afzender bij mijn klanten terechtkwam, weet ik niet zeker. Veel websites die ik bouw, hebben onderaan een vermelding met een link naar Zin in Webdesign. Voor iemand die het internet afstruint naar adressen, is dat een handig spoor. Ik kan me ook voorstellen dat zulke gegevens met AI heel gemakkelijk te verzamelen zijn.
Wat ik heb gedaan
Na de eerste schrik heb ik een aantal stappen doorlopen:
- Ik heb beide adressen gemeld bij Google, via het formulier voor misbruik van Gmail. Daarbij heb ik vermeld dat ik de eigenaar ben van Zin in Webdesign, en de volledige headers van een voorbeeldmail meegestuurd, zodat Google precies kon zien welk account de mail had verstuurd.
- Ik heb mijn hostingprovider gevraagd om na te gaan of mijn logo en foto rechtstreeks vanaf mijn website in die mails werden ingeladen. Dit bleek niet het geval te zijn.
- Ik heb mijn klanten een korte mail gestuurd met de nepadressen erin, zodat ze die herkennen en weten dat ze er niet op moeten reageren. Drie klanten hadden overigens al op de mail gereageerd. Niet zo gek, want hij leek echt van mij te komen.
- Ik heb mijn collega’s ingelicht, zodat zij ook alert zijn als iemand hen ernaar vraagt.
- Ik heb een waarschuwing op LinkedIn gezet, voor mensen die misschien de mail kregen maar mij niet kennen en voor mijn collega-webdesigners die hiermee ook te maken kunnen krijgen.
Diezelfde middag hoorde ik dat het afzenderadres al was geblokkeerd door Google. Het tweede Gmail-adres, olivermarketing.co@gmail.com, dat in de footer stond, is echter niet geblokkeerd. Ik heb mijn klanten gevraagd mij te melden of ze de mail ontvangen hadden en deze aan mij door te sturen. De mails met datum en headers bewaar ik overigens, voor het geval ik later toch melding of aangifte wil doen.
Via LinkedIn kreeg ik vergelijkbare verhalen van collega-webdesigners. Bij één van hen is het zelfs al vaker gebeurd. Gelukkig zijn mijn klanten nu gewaarschuwd.
Zo herken je zo’n mail
Deze mail was achteraf gezien goed te herkennen, als je weet waar je op moet letten. Dat geldt voor de meeste mails van dit soort.
- Kijk naar het afzenderadres zelf, niet alleen naar de naam die erboven staat. Een bedrijf met een eigen website mailt vrijwel altijd vanaf een eigen domein, niet vanaf Gmail of Hotmail.
- Mailt je eigen webbouwer je, dan spreekt hij of zij je persoonlijk aan, en niet met een algemeen “Hallo” en “u”.
- Een bedrijfsnaam in een Gmail-adres zegt niets, want iedereen kan zo’n adres in een paar minuten aanmaken.
- Wees op je hoede als een mail je vraagt te reageren naar een ander adres dan het adres waar hij vandaan komt.
- Een handtekening met alleen “Founder” en geen naam is vreemd voor iemand die je kent.
- Een algemene tekst over “de website”, zonder één concrete bevinding, wijst erop dat dezelfde mail naar veel mensen tegelijk gaat.
- Een mengelmoes van Nederlands en Engels, en taalfouten in de afsluiting, zijn een rode vlag.
Twijfel je? Vraag het gewoon
Het eerste afzenderadres is inmiddels geblokkeerd, maar ik reken er niet op dat dit de laatste keer is. Iemand die zo’n account aanmaakt, maakt net zo makkelijk een nieuw account aan. Wat wel helpt, is dat mijn klanten nu weten waar ze op moeten letten.
Twijfel je ooit of een bericht echt van mij komt? Mail me dan op het adres dat je al van mij hebt, of bel me even. Ik kijk liever één keer te veel mee dan één keer te weinig. En heb je zelf iets vergelijkbaars meegemaakt, dan hoor ik graag hoe jij het hebt aangepakt.
