Als webbouwer heb ik te maken met ruim 150 websites en dito opdrachtgevers. In de eerste 19 jaar van mijn bedrijf heb ik gebruik gemaakt van excel om bij te houden wat ik voor welke klant deed en hoeveel tijd ik daaraan besteedde. Beheerwerkzaamheden reken ik op basis van besteedde tijd door aan mij klanten, dus dat was dan de basis voor mijn facturatie.
En als je daaraan gewend bent, dan weet je natuurlijk niet beter. Ooit heb ik weleens gezocht naar een handig programma om de urenregistratie te beheren, maar dat was dan toch wel flink bewerkelijk. Mijn accountant tipte me onlangs voor een programma TimeChimp dat ik daarvoor kon gebruiken, een betaalde app (144,00 euro per jaar voor 1 gebruiker). Maar ze zette me ook op het spoor van een ander online tool, Keeping, dat zag er wel interessant uit met al veel mogelijkheden in de gratis versie (voor 64,80 euro per jaar heb je al een betaalde versie).
Op de tweede werkdag van dit nieuwe jaar toch maar eens van start gegaan om deze tool uit te proberen en eigenlijk was ik gelijk verkocht. Ik kan al mijn klanten eenvoudig toevoegen, projecten aanmaken die ik dan kan koppelen aan de betreffende opdrachtgever. Handmatig kan ik werkzaamheden toevoegen, maar ook kun je de aanvangstijd invoeren en de timer ook weer stoppen als je klaar bent met de werkzaamheden.
Het voordeel is dat ik in mijn ooghoek de teller door zie lopen en daardoor veel bewuster met de tijd om ga. Ik heb bijvoorbeeld minder de neiging om tussendoor andere klussen te doen of te verdwalen op social media. Ik ben daarmee veel productiever dan ik was met mijn excel-bestand. Aan het einde van de maand kan ik straks eenvoudig de besteedde uren en de omschrijving van de werkzaamheden exporteren t.b.v. de facturen.
Wellicht stap ik na deze maand gelijk over op de betaalde versie. Deze heeft ook de optie voor projectenbeheer met koppeling van bijvoorbeeld Trello en geeft ook mogelijkheid om je urenregistratie te koppelen aan Snelstart of andere facturatieprogramma’s.
Afbeelding van Monoar Rahman Rony via Pixabay
